Chaque année, les dirigeants d’organismes de formation sont confrontés à cette tâche rébarbative mais indispensable : remplir le Bilan Pédagogique et Financier (BPF). La période de déclaration en ligne commence généralement en avril et se clôture fin mai.
FAQ : Bilan pédagogique et financier
Qui est concerné par le BPF ?
Le Bilan Pédagogique et Financier (BPF) concerne tous les organismes de formation (OF), CFA, VAE et bilans de compétences qui possèdent un numéro de déclaration d’activité (NDA).
A quoi sert la déclaration du BPF ?
L’État collecte et agrège les données du secteur de la formation professionnelle à travers les BPF de plus de 100 000 structures de formation, dont 43 000 sont certifiées Qualiopi (chiffres d’avril 2023). Parmi les informations à déclarer, on retrouve le nombre d’heures de formation dispensées, le nombre de stagiaires formés, ainsi que les dépenses et les recettes générées par ces activités.
Le BPF est également utilisé dans le cadre des audits Qualiopi pour calculer la durée de l’audit en fonction du chiffre d’affaires de votre entreprise.
Mon OF est tout récent. Je viens de recevoir mon numéro de déclaration d’activité (NDA). Dois-je quand même remplir mon BPF ?
Si vous avez reçu un e-mail sur votre adresse associée à votre numéro de déclaration d’activité, vous devez effectuer la déclaration, même si vous avez organisé peu de formations en tant que nouvel entrant. Il est nécessaire de renseigner au moins l’action ayant permis d’obtenir ce numéro.
Que risque mon OF si je ne remplis par mon BPF ?
Si vous ne remplissez pas votre BPF, votre OF perdra son NDA. La perte de votre NDA peut poser problème si vous avez la certification Qualiopi car cette certification est directement liée à ce numéro. Si vous travaillez en sous-traitance pour un OG certifié Qualiopi, sachez que le NDA est également obligatoire. L’absence de NDA peut également impacter les dossiers de financement en cours.
Comment être sûr de bien remplir mon BPF ?
Virginie Giron, responsable d’Arkadia Formation, passe chaque année beaucoup de temps à remplir son BPF. Pourquoi ? Elle l’avoue elle-même : d’une année sur l’autre, elle n’est plus très sûre des informations qu’elle doit fournir, et dans quelle partie du BPF elle doit les fournir. Alors elle passe du temps à chercher des tutoriels. Trop de temps. Elle a donc décidé de rédiger ce tutoriel sur son propre site internet ; pour elle-même mais aussi pour que les autres formateurs indépendants trouvent ici un mode d’emploi bien renseigné.
Si ce mode d’emploi n’est pas assez détaillé pour vous, nous vous recommandons vivement de consulter les liens suivants :
Où dois-je déclarer mon BPF ?
Le site de déclaration du Bilan Pédagogique et Financier (BPF) a été actualisé en 2022. Il se nomme dorénavant “Mon Activité Formation” et vous permet de :
- Soumettre votre déclaration d’activité en tant que nouvel organisme de formation.
- Déclarer et transmettre chaque année votre bilan pédagogique et financier.
- Mettre à jour votre SIRET et vos coordonnées de contact si vous êtes déjà enregistré en tant qu’organisme de formation.
Bilan pédagogique et financier (BPF) : mode d'emploi
Comme son nom l’indique, le BPF est composé de 2 parties : une partie financière (produits et charges de votre OF) et une partie pédagogique qui concerne l’organisation des formations.
BPF : la partie financière
Remplir le Cadre C : Produits (ventes) de l’organisme de formation
Vous devez déclarer les sources des produits (chiffre d’affaires) de votre OF, qu’il soit à but lucratif ou non. Ces produits incluent toutes les actions de formation que vous avez animées l’année précédente : les formations dispensées aux salariés d’entreprises, les formations sous-traitées pour les organismes de gestion de la formation professionnelle, les formations animées pour les agents des pouvoirs publics, les financements européens, etc.
Le total des produits est calculé automatiquement en fonction des champs renseignés.
Vous devez également indiquer le pourcentage de votre activité formation par rapport à votre activité globale. Les OF dont le produit n’est dû qu’à leur activité de formation indiqueront 100%. Les entreprises dont les actions de formation ne représentent qu’une partie de l’activité doivent indiquer ici quel pourcentage du chiffre d’affaires les actions de formation représentent par rapport au chiffre d’affaires total.
Remplir le Cadre D : Charges (dépenses) de l’organisme de formation
Ce cadre recense les informations sur les charges de votre OF, y compris les salaires des formateurs, les achats de formation, la sous-traitance, les honoraires de formation, etc…
Vous devez vous référer au plan comptable adapté à votre type d’organisme pour déclarer ces informations.
BPF : la partie pédagogique
Cette seconde partie permet de fournir des informations sur la façon dont fonctionne votre OF : formateurs externes ou interne, spécialités de formation, catégorie de stagiaires…
Comme dans le cadre C, les totaux de chaque cadre se calculent automatiquement. C’est tout le défi d’ailleurs : il faut que les chiffres fournis dans chaque cadre coïncident les uns avec les autres.
Remplir le Cadre E : Formateurs internes et externes
Ce cadre vise à identifier les formateurs internes (salariés) et externes (en sous-traitance par exemple) à votre organisme. Vous indiquerez également le nombre d’heures de formation dispensées par chacun d’eux.
Si vous êtes formateur indépendant à votre propre compte, et que vous avez animé vous-même toutes les formations renseignées dans le Cadre C, vous êtes forcément le seul formateur interne.
Remplir le Cadre F : Stagiaires bénéficiant d’une formation dispensée par l’OF et apprentis en formation
Ce cadre permet de déclarer les objectifs généraux des prestations, les spécialités de formation dispensées, ainsi que le nombre de stagiaires formés. Vous devrez indiquer ici également le nombre total d’heures de formation suivies par chaque catégorie de stagiaires.
Remplir le Cadre G : Stagiaires bénéficiant d’une formation dispensée par l’OF en sous-traitance
Ce cadre concerne les données relatives au nombre de stagiaires et d’heures de formation dispensées lorsque votre OF intervient en sous-traitance pour d’autres organismes de formation.
Remplir le Cadre H : Personne ayant la qualité de dirigeant
Ce cadre permet de sélectionner le dirigeant déclarant ou d’ajouter une personne si elle n’est pas présente dans la liste.
Une fois votre BPF rempli, il n’est plus nécessaire d’envoyer une copie signée par courrier à la D(R)EETS, ni de joindre le bilan comptable, le compte de résultat et l’annexe du dernier exercice clos. La télétransmission du BPF via l’application est désormais suffisante.
En cas de questions relatives à la mise à jour de votre déclaration d’activité ou au remplissage du BPF, vous pouvez contacter le service régional de contrôle de votre région, dont les coordonnées sont disponibles dans l’onglet “Mon service régional de contrôle”. Il est crucial de respecter les délais de déclaration : leur non-respect peut entraîner la suppression de votre structure de la liste publique des organismes de formation.